Die EU-Kommission sieht vor, dass die im Anhang der "Zollaussetzungsverordnung" aufgeführten Zollaussetzungen – angesichts ihres Charakters als Ausnahmeregelung vom „Normalfall“ Zollerhebung – systematisch, spätestens jedoch fünf Jahre nach Gewährung oder Verlängerung, überprüft werden. (s. auch AZZ: Instrument sowie die jeweilige Präambel einer "Zollaussetzungsverordnung").
Grundsätzlich können Zollaussetzungen auf Antrag eines oder mehrerer EU-Mitgliedstaaten verlängert werden. Wenn jedoch die jährliche Zollersparnis höher als 15.000 Euro ist, sollte die EU-Kommission davon ausgehen, dass die Fortführung der Zollaussetzung von bedeutendem wirtschaftlichen Interesse ist, so dass diese automatisch – das heißt ohne Antrag eines Mitgliedstaates – verlängert werden kann (sofern kein wirtschaftlicher Einwand vorliegt).
Vor diesem Hintergrund und mit Blick auf das aktuelle Verlängerungsverfahren veröffentlicht die EU-Kommission jährlich eine Liste derjenigen Zollaussetzungen, für welche eine verbindliche Überprüfung zum Ende des jeweiligen Jahres laut der Zollaussetzungsverordnung vorgesehen ist: Prüfliste-Verlängerungen (N°3 im Open-Data-Portal). In der Regel erfolgt die Veröffentlichung circa Februar/März.
Zu beachten ist vor allem die Spalte "status", die auf eine mögliche „automatische Verlängerung“, „Verlängerung nur auf Antrag“ oder „Streichung der Zollaussetzung“ hinweist:
">=15000/green"", bedeutet: eine Verlängerung erfolgt automatisch ohne Verlängerungsantrag eines EU-Mitgliedstaates grundsätzlich maximal für weitere fünf Jahre, es sei denn die Verhandlungen der nachstehenden Verhandlungsrunden zu anderen Ergebnissen führen beziehungsweise mögliche wirtschaftliche Einwände in den bevorstehenden Runden eine nochmalige Überprüfung vorsehen;
"<15000/red", bedeutet: die Zollaussetzungen werden nur auf Antrag mindestens eines EU-Mitgliedstaates, der die Anträge auf Veranlassung von EU-Unternehmen (Verwendern) einreicht, über das Jahresende hinaus verlängert. Das dafür vorgesehene Antragsformular ist unten hinterlegt;
"to be deleted/black", bedeutet: die Zollaussetzungen werden zum Jahresende gestrichen, da sie bereits in der letzten Runde auf der Liste <15000/red standen und innerhalb des aktuellen Referenzzeitraums die Schwelle von 15.000 Euro schließlich noch nicht erreicht haben. Eine Ausnahme kann nur in den Fällen gemacht werden, in denen ein Nachweis für Einfuhren erbracht wird, bei denen die jährlichen Zollersparnisse 15.000 Euro übersteigen.
Antragsberechtigt für dieses Verfahren ist nicht nur der ursprüngliche Antragsteller der jeweiligen Zollaussetzung, sondern jeder aktuelle Nutzer (Verwender) der betreffenden Zollaussetzung in dem entsprechenden Mitgliedstaat. Dabei können in diesem Verfahren abweichend vom Regelverfahren auch Anträge unterhalb der sonst üblichen Antragsgrenze von 15.000 Euro Zollersparnis vorsorglich eingereicht werden, damit gegebenenfalls eine Kumulierung mit Anträgen weiterer deutscher oder EU-Unternehmen im Einzelfall geprüft werden kann und somit möglicherweise die Antragsgrenze von 15.000 Euro in der Gesamtheit überschritten wird.
Die in der Prüfliste unter Tab „Note“ genannte Frist, die gilt für die Einreichung der Verlängerungsanträge durch die Delegationen der Mitgliedstaaten.
Verfahrenstechnisch sind Verlängerungsanträge mit dem dafür vorgesehenen Formular bis möglichst Ende März des Jahres, in dem die Geltungsdauer der autonomen Zollaussetzung endet, beim BMWE einzureichen. Dies ist elektronisch per E-Mail im Word-Format vorgesehen:
Danach werden die Anträge nach positiver nationaler Vorprüfung bis zur dafür vorgesehenen Frist an die EU-Kommission weitergeleitet.